Ve světě marketingu a médií, kde každá minuta může znamenat rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem, je optimalizace pracovních procesů klíčem k efektivitě. Jedna z předních českých mediálních agentur s ročním obratem 800 mil. Kč čelila výzvě, kdy její sales manažeři trávili příliš mnoho času administrativní prací spojenou se zpracováním účtenek z obchodních schůzek. Každý z nich věnoval tomuto úkonu zhruba 4 hodiny měsíčně, což představovalo značnou ztrátu času a produktivity.
Základním problémem byl zdlouhavý a manuální proces zadávání údajů z účtenek do sdílené tabulky, následné schválení nadřízeným a dvojí převod údajů do účetního a mzdového systému. Tento proces nejenže byl náročný na čas a náchylný k chybám, ale také bránil sales manažerům ve výkonu práce s vyšší přidanou hodnotou.
Agentura se rozhodla tento problém vyřešit zavedením DocuFlow, inovativního řešení spojujícího robotickou procesní automatizaci a softwaru pro vytěžování dat. Díky tomu mohou nyní obchodníci účtenky pouze jednoduše oskenovat a systém je již sám automaticky zpracuje a předá ke schválení. Toto řešení bylo implementováno během pouhých 3 měsíců a vedlo k radikální změně ve způsobu zpracování účtenek.
Automatizace zpracování účtenek měla okamžitý a měřitelný dopad. Zrychlení procesu, minimalizace chyb a snížení nákladů byly jen některé z klíčových výhod. Agentura dokázala ušetřit práci jednoho zaměstnance v účtárně, což představuje významnou finanční úsporu. Navíc sales manažeři získali více než 2000 hodin ročně, které mohou nyní investovat do obchodních aktivit, místo aby je věnovali administrativě.
Tato případová studie ilustruje, jak může implementace inovativní technologie v oblasti administrativních procesů přinést značné výhody pro organizace v mediálním sektoru. Zjednodušení a automatizace rutinních úkolů nejen zvyšuje produktivitu, ale také umožňuje zaměstnancům soustředit se na strategické cíle, které firmě přinášejí skutečnou hodnotu.
