Národní rozvojová banka, a.s. (dříve Českomoravské záruční a rozvojové banky, a.s.,) poskytuje finanční produkty zejména malým a středním podnikům. Těm banka nabízí zvýhodněné úvěry s využitím prostředků státního rozpočtu, strukturálních fondů a krajů. Na StringData se Národní rozvojová banka, a.s. obrátila s požadavkem automatizace a digitalizace agendy finančního monitoringu klientů. Tento požadavek zahrnoval identifikaci a vytěžení definovaných typů finančních výkazů a export získaných dat do interních systémů banky. Díky automatizaci se NRB podařilo vyřešit kapacitní nedostatky a škálovat tuto agendu bez nutnosti rozšíření personálních kapacit. Zároveň díky automatizaci jsme eliminovali riziko chybovosti způsobené manuálním přepisem velkého množství údajů.
Po důkladné analýze specialisté StringData navrhli Národní rozvojové bance, a.s. dvě varianty cílového stavu, konkrétně částečnou nebo komplexní E2E automatizaci celé agendy. A to včetně vytěžování dat z dokumentů a zapojení softwarových robotů pro přenos dat do interních systémů banky.
Úkolem společnosti StringData bylo automatizovat agendu zpracování finančních dokumentů, které od svých klientů vyžaduje banka pro potřeby finančního monitoringu.
Národní rozvojová banka, a.s. pro finanční monitoring využívá celkem 4 aplikace, v rámci kterých uživatel musí manuálně provést několik dílčích kroků. Omezenou nebo chybějící možnost integrace mezi systémy jsme vyřešili velice efektivně.
NRB měla k dispozici na svých webových stránkách formuláře, do kterých mohou klienti banky ručně přepisovat všechny údaje podle typu právní formy. Bohužel z praxe bylo zřejmé, že ochota klientů přepisovat údaje do předdefinovaného formuláře je velmi nízká a klienti raději bance zasílají finanční výkazy generované z účetních systémů, které následně pracovníci back-office banky manuálně zpracovávají. Přepis požadovaných hodnot z těchto dokumentů byl časově náročný a představoval pro banku riziko zvýšené chybovosti. Vzhledem k tomu, že se často jedná o scany dokumentů, bylo by obtížné dokumenty strojově zpracovávat běžným způsobem.
Cílem projektu bylo automatizovat agendu zpracování finančních výkazů a navrhnout zapojení robotů za účelem přenosu získaných dat do čtyř interních systémů banky bez nutnosti složitých zásahů do stávajících systémů.
Po detailní analýze celé agendy jsme klientovi řešení pro automatizaci zpracování různých typů dokumentů v kombinaci s robotizací prostřednictvím softwarových robotů, kteří zajistí integraci údajů do interních bankovních systémů.
Díky komplexnímu přístupu jsme zajistili E2E automatizaci celé agendy. Na vstupu i na výstupu softwaroví roboti propojují nástroj DocumentAnts se čtyřmi interními systémy banky. Robot nahraje dokument do nástroje DocumentAnts, který na vstupu automatizovaně rozpozná typ vstupního souboru. Detekce formátu probíhá na základě čtení hlavičky souboru, kde jsou uložena metadata o souboru. Akceptovanými formáty jsou PDF (PDF-data, PDF-image, PDF-scan), Excel (xls, xlsx), Xml-Fú, P7S, ZFO. Rovněž obrázkové formáty (JPEG, PNG) a komprimované formáty (ZIP), v případě že obsahuje pouze výše uvedené typy souborů.
Na základě detekce formátu filtrujeme dokumenty dále na strojově čitelné a ostatní formáty vstupních souborů. Ty nástroj následně odesílá do OCR vrstvy ABBYY za účelem převedení na strojově čitelný vstup. StringData jako solution partner softwaru ABBYY zajistili nejen SW licenci, ale i instalaci a konfiguraci v prostředí NRB.
Nezbytnou součástí procesu automatizace zpracování příchozích dokumentů jsou i business kontroly. Například kontrola na úplnost podkladů zaslaných klientem, nebo kontrola, že součet vytěžených aktiv je roven součtu vytěžených pasiv. Díky business kontrolám dochází k verifikaci a validaci správnosti vytěžených hodnot, není tedy už nutné dokumenty kontrolovat manuálně. Po dokončení všech procesních kroků a kontrol se předává celý případ do fronty robotovi, který všechny údaje integruje do systémů banky.
Zvolené řešení umožnilo Národní rozvojové bance, a.s. škálovat celý proces bez nutnosti náboru dalších kapacit a zpracovávat rostoucí počet podkladů se stejným týmem.
Komplexní řešení disponuje několika moduly pro automatizaci a pokrytí požadované funkcionality. V daném kontextu jde především o vytěžování strojově čitelných souborů (PDF, Excel, XML) a univerzální napojení na OCR řešení, které zajišťuje zpracování ostatních formátů vstupních souborů.
Omezenou nebo chybějící možnost integrace na systémy třetích stran vyřešil tým robotizace StringData bez nutnosti investice do vytvoření webových služeb nebo integračních můstků. Tuto funkci v rámci finančního monitoringu nahradila robotická procesní automatizace.
Na projektu pracoval tým DocumentAnts a tým robotizace společnosti StringData, který úzce spolupracoval se zástupci IT a business oddělení společnosti Národní rozvojová banka, a.s.
Realizaci řešení jsme zahájili prakticky ihned po objednání a dodání součinnosti nutné pro zahájení projektu. Celková doba realizace projektu probíhala v několika fázích a trvala celkem 6 měsíců.
„Automatizace zpracování příchozích dokumentů pro finanční monitoring umožnila Českomoravské záruční a rozvojové bance, a.s., škálovat tuto agendu a zpracovávat rostoucí počet podkladů se stejným týmem.
Navržené řešení denně zpracovává přibližně 100 případů a díky komplexnímu přístupu došlo k E2E automatizaci celého procesu včetně integrace automaticky vytěžených dat do interních systémů banky pomocí softwarových robotů. Pro naše klienty je klíčovým benefitem fakt, že odpadá ruční vyplňování a manuální zpracovávání financích výkazů."
