Daňové prohlášení k dani z příjmu zaměstnance se zpracovává jednou ročně. V praxi to znamená krátké avšak velice náročné období, které s sebou přináší vyšší míru nároků na účetní a zaměstnance a zvýšení chybovosti. O zavedení automatizace do zpracování daňové agendy sní mnoho mzdových účetních. O jedno takové splnění snu jsme se pokusili s naší aplikací Daňovka ve spolupráci s Kiwi.com. Kiwi.com je jedna z nejrychleji rostoucích společností na světě, která usnadňuje cestování miliónům zákazníků.
Podpisem prohlášení poplatníka, které je mezi lidmi známé také jako prohlášení k dani z příjmů nebo „růžový papír“, se u zaměstnavatele stanovuje způsob zdanění zaměstnance.
Krátké ale specifické období v roce přináší mnoho komplikací.
Kiwi.com spolupracuje v rámci zpracování mzdové agendy s externí outsourcingovou společností Contract Administration, se kterou řeší mimo jiné i doručování dokumentů. Tato agenda přináší mnoho problémů s neprůkazností dodání dokladů, zdlouhavé dohledávání papírových prohlášení a dalších souvisejících podkladů, které se objevovaly na straně poskytovatele i u klienta.
V Kiwi.com pracuje 1 000 zaměstnanců. Agenda zpracování ročního zúčtování se týká jednoho období v roce, které probíhá paralelně vedle běžné práce. Bohužel v firmě není prostor pro detailní evidování odevzdávaných dokumentů, tím pádem začínaly narůstat i problémy s tím související.
Payroll provider měl možnost vidět prezentaci StringData. Zalíbila se mu natolik, že s Daňovkou seznámil i kolegy v Kiwi.com. a žádost o implementaci na sebe nedala dlouho čekat.
Nasazení Daňovky bylo rychlé a relativně jednoduché.
V Kiwi.com nyní využívají všechny funkcionality Daňovky včetně hromadného odesílání e-mailů a zamykání kroků.
U klienta pracuje kolem 1 000 koncových uživatelů Daňovky, kterým firma kompletně zpracovává roční zúčtování. Polovina z nich jsou cizinci, kteří vyžadují vyšší míru podpory. Samotná možnost nápovědy v Daňovce klientovi až o polovinu zkrátila čas věnovaný poradenství pro své zaměstnance.
Vedle časové úspory přinesla Daňovka výraznou výhodu v podobě možnosti vzdáleného zpracování bez potřeby fyzické přítomnosti na pracovišti.
Finanční úspora není tak výrazná. Ovšem neocenitelný přínos spočívá ve zkvalitnění a zefektivnění procesu. Výrazně se zlepšila průkaznost a zjednodušily se procesy pro zaměstnance, kteří se fyzicky nenachází přímo v České republice. Dříve to zabralo mnoho času a vyžadovalo součinnost hned několika lidí.
V současné době se touto agendou zabývá naplno jen jeden člověk. Dříve do firmy na 10 dní přicházel payroll provider. Dva lidé celých deset dnů seděli u klienta na schůzkách, přijímali doklady a poskytovali konzultace.
Kiwi.com se StringData i nadále spolupracují na implementaci individuálních klientských požadavků, například rozdělení na Prohlášení a Roční zúčtování.
Na projektu pracoval One Team StringData, který úzce spolupracoval se zástupci Payroll oddělení společnosti Kiwi.com.
Implementace Daňovky trvala celkem 7 dní.
"Každý rok je pro nás období daňových přiznání zaměstnanců nesmírně náročné. Daňovka nám výrazně pomohla díky digitalizaci a automatizaci dokumentů s průkaznosti odevzdání, archivaci dokladů a celkově se zkrácením doby pro zpracování. Naši zaměstnanci jsou cca z 50 % cizinci, těm velice pomohla intuitivní interaktivní nápověda a možnost vyplnit celý formulář on-line.
Výrazné zlepšení interních procesů Daňovka přinesla v podobě dálkového zpracování. Odpadla nutnost fyzického příchodu do firmy a zpracování podkladů přímo na místě."
