Dnes máme tu čest promluvit si s paní Jindrou Chmelovou, která zastává pozici People & Organization Operations Manager ve společnosti ZENTIVA GROUP, a.s.
Rádi bychom si s ní popovídali o jejich zkušenostech s implementací aplikace Daňovka, která digitalizovala a zefektivnila zpracování daňových prohlášení ve společnosti ZENTIVA GROUP, a.s.
V minulosti jsme všechny daňové prohlášení zpracovávali ručně, což znamenalo, že zaměstnanci museli fyzicky vyplnit papírový formulář, který jsme následně manuálně zadávali do systému. Tento proces byl velmi pracný a náročný na čas, a to jak pro zaměstnance, tak i pro nás v HR oddělení.
Hlavní problém spočíval v časové náročnosti. Proces vyžadoval hodně času a koordinace, což nebylo zdaleka ideální. Ruční zadávání dat navíc zvyšovalo riziko chyb, což mohlo vést k dalším komplikacím a zdržení. Tento postup byl prostě neefektivní a přidával zbytečný stres jak zaměstnancům, tak i nám v týmu.
Hlavní motivací pro nás byla potřeba výrazně ušetřit čas a zároveň snížit počet lidí potřebných k administrativním úkonům. Chtěli jsme, aby byl celý proces nejen rychlejší, ale také efektivnější a méně náchylný k chybám. Věřili jsme, že digitalizace nám pomůže dosáhnout těchto cílů a zjednoduší život všem zúčastněným stranám.
Naší hlavní prioritou bylo najít řešení, které bude jednoduché a intuitivní pro všechny uživatele. Chtěli jsme, aby si zaměstnanci mohli snadno osvojit nový systém a nebyli při tom zahlceni složitými funkcemi. Přehledné a uživatelsky přívětivé prostředí bylo pro nás klíčové, protože jsme chtěli zajistit hladkou a rychlou adaptaci napříč celou firmou.
Zvažovali jsme několik možností, například Eprohlášení, ale nakonec jsme se rozhodli pro vámi nabízené řešení. Mělo pro nás nejlepší kombinaci funkcionality a jednoduchosti, kterou jsme hledali.
V té době jste byli jedni z prvních, kteří podobné řešení nabízeli, a to nám dodalo důvěru. Viděli jsme vás jako lídry v oblasti digitalizace procesů, což hrálo významnou roli v našem rozhodování. Cítili jsme, že vaše zkušenosti a přístup k inovacím nám mohou pomoci dosáhnout našich cílů.
Po identifikaci našich potřeb jsme se s vámi dohodli na konkrétních krocích, které musely být zajištěny jak z naší, tak i z vaší strany. Následovaly společné projektové schůzky, kde jsme společně testovali a dolaďovali systém. Přestože si už přesně nepamatuji všechny detaily, hlavní zodpovědnost za tento proces měl můj nadřízený. Celkově šlo o dobře organizovaný proces, který vedl k úspěšné implementaci.
Plné nasazení trvalo přibližně 1,5 až 2 měsíce, což z našeho pohledu bylo velmi rychlé. Během této doby jsme systém plně integrovali do našich procesů a začali ho používat na denní bázi. Tato rychlost nasazení byla jedním z aspektů, které nás příjemně překvapily.
Viditelné výsledky jsme začali zaznamenávat zhruba po jednom roce. Během této doby jsme měli možnost pozorovat, jak systém přispívá k efektivnějšímu zpracování daňových prohlášení, a začali jsme sklízet plody naší investice do digitalizace.
Přesná čísla bohužel nemám k dispozici, ale můžu říct, že úspory byly výrazné. Časová úspora byla největším přínosem, a to nejen v samotném procesu zpracování daňových prohlášení, ale také v eliminaci potřeby manuálního zadávání dat a dalších administrativních úkonů.
Reakce našich zaměstnanců byly veskrze pozitivní. Systém byl pro ně jednoduchý a intuitivní, což výrazně usnadnilo jeho přijetí. Rychlost, s jakou mohli nyní prohlášení zpracovávat, byla dalším vítaným benefitem. Celkově vzato, přechod na nový systém proběhl bez větších problémů.
Zaškolení bylo velmi nenáročné. Zaměstnancům stačily videomanuály a e-mailová komunikace, která je provázela základními kroky. V některých případech jsme poskytli osobní konzultace, ale ty byly spíše výjimkou. Celkově byl systém natolik intuitivní, že většina zaměstnanců se s ním sžila velmi rychle a bez větších potíží.
Jednoznačně největší výhodou byla úspora času. Již nemusíme plánovat individuální schůzky se zaměstnanci pro podepisování prohlášení. Nyní jednoduše rozešleme potřebné informace s pokyny, kdy a co mají v Daňovce vyplnit a doložit. Tento zjednodušený proces nám ušetřil spoustu času a zefektivnil naši práci.
Změna byla opravdu výrazná. Už není třeba, aby se všichni zaměstnanci osobně setkávali kvůli podepisování dokumentů, což nám šetří čas a zlepšuje organizaci práce. Samozřejmě, u zhruba 400 zaměstnanců stále musíme řešit papírové prohlášení, protože nemají přístup k počítači, ale i tak se nám podařilo výrazně zlepšit efektivitu našich procesů.
Naše společnost dlouhodobě podporuje všechny iniciativy v oblasti automatizace a digitalizace. Plánujeme pokračovat v tomto směru a dále zdokonalovat naše systémy tak, aby byly co nejefektivnější a nejvíce přizpůsobené našim potřebám. Tento přístup nám pomáhá udržet krok s technologickým pokrokem a zůstat konkurenceschopní na trhu.
Určitě ano, je to něco, co aktivně zvažujeme. Uvidíme, které další oblasti naší společnosti budou vhodné pro digitalizaci a jak můžeme tyto procesy dále zefektivnit. Rozšíření podobných systémů do dalších částí firmy je logickým krokem v naší strategii.
Celkově jsme byli velmi spokojeni s jednoduchostí a uživatelskou přívětivostí systému. Díky tomu jsme byli schopni ho implementovat a začít používat během pouhých dvou měsíců. To nám umožnilo rychle přejít na nový, efektivnější způsob práce, který nám přináší dlouhodobé výhody.
Myslím, že je důležité si hned na začátku ujasnit, co od systému očekáváte a jaké funkce budete skutečně potřebovat. Připravte se na to, že úspěch digitalizace závisí také na přípravě vašich vlastních systémů a procesů. Nepodceňujte tuto fázi a ujistěte se, že vše bude kompatibilní a dobře připravené pro nový software.
"Byli jedni z prvních, kteří podobné řešení nabízeli, a to nám dodalo důvěru. Viděli jsme vás jako lídry v oblasti digitalizace procesů"
„Největší výhodou byla jednoznačně časová úspora. Například jsme již nemuseli plánovat schůzky se všemi zaměstnanci, abychom prohlášení podepsali.“
