V MONETA Money Bank a.s. mají jasnou vizi – být nejinovativnější organizací poskytující finanční služby v České republice. Jako digitální banka neustále vylepšuje MONETA Money Bank a.s. své služby, zároveň hledá nová řešení v rámci digitalizace. Díky nim může nabídnout svým klientům řešení finančních potřeb pohodlně a bezpečně online kdykoliv a kdekoliv. Jako první banka v České republice MONETA Money Bank a.s. umožnila otevřít si běžný účet plně online jen za pomoci chytrého telefonu a ihned jej začít používat.
Na StringData se společnost MONETA Money Bank a.s. obrátila s požadavkem automatizace a digitalizace definovaných typů vstupních dokumentů – finančních výkazů. S možností potenciálního budoucího rozšíření i na další typy dokumentů jako např. příkazy k úhradě, faktury, občanské průkazy apod.
Celý projekt přinesl výborné výsledky a snížil pracnost zpracování příchozích dokumentů na 25 %. Řešení DocumentAnts na vstupu automatizovaně zpracuje více než 1500 jednotlivých případů měsíčně. Dokumenty se nezpracovávají na backoffice manuálně po jednom jako dříve. Díky automatizaci dochází k paralelnímu zpracování pro každý příchozí případ. Digitalizace rovněž představuje velmi efektivní řešení například při finanční analytice. Tam je potřeba kontrolovat data jako IČ nebo období, ke kterému je výkaz podán. Vedlejším benefitem je okamžitá odezva, kterou klienti získávají. Do 1 minuty tak vědí, zda jsou zaslané dokumenty v pořádku.
Bylo potřeba automatizovat zpracování finančních dokumentů, které od klientů chodí v různé podobě a struktuře a jejichž manuální zpracování stálo backoffice oddělení MONETA Money Bank a.s. hodně času.
Požadavek ze strany společnosti MONETA Money Bank a.s. spočíval v automatizaci a digitalizaci definovaných typů vstupních dokumentů – finančních výkazů. Měsíčně jsme museli automatizovat zpracování přibližně 1500 případů. V rámci nich chodí od klientů v různé podobě a struktuře různé typy finančních výkazů – konkrétně Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Daňové přiznání FO a PO. Pro manuální zpracování dokumentů je nezbytné disponovat velkým týmem lidí. Ti informace a data z dokumentů ručně přepisují do core systému. Tím dochází k vyhodnocení bonity u nových klientů nebo finančnímu monitoringu u stávajících klientů.
Cílem bylo snížení pracovních kapacit při zpracování finančních výkazů. Dále pak poskytnutí možnosti, aby klient předal finanční výkazy přímo bance. Tím získává okamžitou zpětnou vazbu o stavu zpracování dodaných dokumentů.
Zvolili jsme řešení DocumentAnts – nástroj pro automatické vytěžování dat z finančních výkazů, který díky digitalizaci výrazně šetří čas a eliminuje chybovost.
DocumentAnts od společnosti StringData disponuje moduly pro detekci a vytěžování strojově čitelných souborů typu Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Daňové přiznání FO a PO.
Nástroj DocumentAnts dokáže kontextově vyhledávat v dokumentech a provádět vybrané business kontroly napříč jednotlivými dokumenty díky napojení na stávající interní systémy banky. Možnost kontextového vyhledávání v dokumentech umožnila vyřešit problematiku velké variability designu a uspořádání layoutu zasílaných finančních výkazů.
DocumentAnts na základě vytěžených hodnot a získaných metadat provádí některé business kontroly pro ověření správnosti dodaných finančních podkladů. MONETA Money Bank a.s. si pro svoje řešení společně s týmem StringData definovala celkem 25 business kontrol. Tyto kontroly slouží pro vyhodnocení způsobu zpracování každého příchozího případu. Podle kombinace kontrol mohou nastat tři způsoby zpracování: automatické zpracování, manuální zpracování na backoffice v MONETA Money Bank a.s. nebo nástroj případ vrátí na zadavatele, protože vložené dokumenty jsou chybné.
V rámci škálovatelnosti řešení můžeme rozšířit využití nástroje DocumentAnts i na další agendy banky a přidat další typů dokumentů, např. zpracování příkazů k úhradě, faktur, občanských průkazů a dalších dokumentů.
Závěr přinesl výborné výsledky. V současné době zpracovává automat plných 72 % případů, a to bez zásahu člověka; původní potřeba personální kapacity v oddělení backoffice, které se zpracováním finančních výkazů a dokumentů zabývá, klesla na čtvrtinu.
Digitalizace zpracování finančních výkazů snížila potřebné kapacity pro zpracování této agendy o 75 %. Velkým benefitem je rovněž okamžitá zpětná vazba, kterou klienti získávají po nahrání dokumentů do systému. V případě, že nedojde k získání dostatečného množství informací pro zpracování automaticky, předá nástroj DocumentAnts podle typu nesrovnalosti konkrétní případ k opravě zpět zadavateli. Nebo tento případ předá nástroj k manuální kontrole na backoffice. Zvolené řešení jsme plně integrovali do interních systémů MONETA Money Bank a.s., v budoucnu se pak zvažuje rozšířit využití nástroje DocumentAnts i na další typy dokumentů.
Na projektu pracoval tým DocumentAnts společnosti StringData, který úzce spolupracoval se zástupci IT a business oddělení společnosti Moneta Money Bank, a.s.
Realizaci řešení jsme zahájili prakticky ihned po objednání a dodání součinnosti, následně jsme ihned zahájili projekt. Celková doba realizace projektu probíhala ve třech fázích, přičemž řešení jsme uvedli do provozu již během 4 měsíců. Další 4 měsíce probíhalo zdokonalování vytěžovacích algoritmů.
„MONETA Money Bank a.s. stála před rozhodnutím, zda nechat proces zpracování finančních výkazů ve stávající podobě, nebo jít cestou digitálního leadera: jsem rád, že jsme si vybrali pro tento projekt StringData a společně šli cestou digitalizace a automatizace. Znamenalo to zároveň nezbytnost edukovat klienty a motivovat je k tomu, aby dokumenty dodávali v elektronické podobě.
Automatizace zpracování příchozích dokumentů přináší MONETA Money Bank a.s. výrazné snížení pracnosti celého procesu. Díky digitalizaci zpracování finančních výkazů se podařilo snížit pracovní kapacity backoffice oddělení o 75 %, velkým benefitem je rovněž okamžitá zpětná vazba, kterou klienti získávají po nahrání dokumentů do systému. Tři čtvrtiny případů nyní zpracovává automat bez zásahu člověka.“
