Obecný popis řešení

Systém SDBOX umožňuje komplexní správu datových zpráv, včetně otevřeného napojení na dílčí systémy v organizaci. Jmenovitě zahrnuje funkcionalitu umožňující:

1. napojení na libovolný počet datových schránek;
2. příjem a odesílání zpráv s manuální či automatickou synchronizací;
3. vyhledávání příjemců v ISDS či v doplňovaném lokálním adresáři;
4. pokročilé workflow přijatých zpráv:
   • předávání mezi uživateli v rámci aplikace,
   • delegace napojeným systémům v organizaci,
5. archivace zpráv se všemi náležitostmi, včetně historie zpracování;
6. otevřené API pro připojení externích systémů pro:
   • předávání zpráv,
   • předávání definovatelné sady meta-informací,
   • zpětnou aktualizaci stavu zpracování;
7. notifikační emaily na definované události (příjem zprávy, delegování atp.);
8. detailní definice oprávnění uživatelů na úrovni jednotlivých schránek.

Architektura

Základními komponentami aplikace jsou:

• centrální DB server, udržující veškerá data aplikace s archivem zpráv a vystavující API pro externí systémy; velikost úložiště by měla odpovídat očekávanému množství zpráv (možnost Oracle 9+ či MS SQL 2005+ dle preferencí Zadavatele),
• www server, obsluhující front-end a vlastní jádro aplikace, včetně konektoru do ISDS (Apache, PHP; Linux či Windows platforma),
• (volitelně) moduly na externích systémech, které komunikují se SDBOX přes jednotné rozhraní nabízených API.

Uživatelé k aplikaci přistupují přes běžný webový prohlížeč (IE 6+, FF 3+) a autorizují se pod svým jménem a heslem. Aplikace se při práci s datovou schránkou (synchronizace zpráv, vyhledávání schránek atp.) autorizuje uloženým jménem a heslem, spravovaným administrátory aplikace. Je možné realizovat využití uživatelského certifikátu či komerčního certifikátu pro přístup třetích stran.

Pro odesílání notifikačních emailů je nutný přístup k SMTP serveru organizace.

Přehled vlastností

Nástěnka

Úvodní obrazovka ihned po přihlášení, obsahující důležité informace o nových zprávách, stavu zpracování apod. Je sestavovaná pro každého uživatele zvlášť, s ohledem na jeho oprávnění a aktuální stav aplikace.

Seznamy přijatých a odeslaných zpráv

Sada obrazovek s přijatými či odeslanými zprávami, filtrovanými dle jejich stavu zpracování (pouze nové, pouze zpracovávané, všechny atp.). Zprávy je dále možné vyhledávat podle všech informací v obálce či přidělených meta-informacích.

Aplikace obsahuje rychlé filtry na „Moje zprávy“, tj. takové, které byly delegovány aktuálnímu uživateli ke zpracování; obdobně je možné filtrovat zprávy delegované registrovaným externím systémům.

Zpracování přijatých zpráv

Přijaté zprávy mohou být operátory (tj. uživateli s dostatečným oprávněním) zpracovávány trojím způsobem:

1. mohou být delegovány ke zpracování konkrétnímu uživateli v rámci aplikace; tento obdrží notifikační email a může zprávu buď převzít a vyřídit, nebo ji delegovat dále,
2. mohou být delegovány ke zpracování zaregistrovaným externím systémům; systémy dále zprávy zpracovávají obvyklým způsobem s tím, že o průběhu zpětně informují SDBOX aktualizací příslušných stavů prostřednictvím vystavených API,
3. mohou být ihned označené jako vyřízené.

Přijaté zprávy tedy procházejí následujícími stavy:

1. Nová – čerstvě přijatá zpráva, která zatím nebyla operátorem nijak zpracována;
2. Předaná – zpráva, která byla delegována uživateli či systému, ale zatím jím nebyla převzata;
3. Převzatá – cílový subjekt potvrdil převzetí zprávy ke zpracování;
4. Vyřízená – subjekt (či rovnou operátor) potvrdil vyřízení zprávy.

Uživatelé s dostatečným oprávněním mohou jim delegované zprávy předávat dále či již vyřízené zprávy vracet k novému zpracování.

Aplikace dále umožňuje definovat libovolný počet číselníků vázaných na konkrétní systém – tyto tzv. meta-informace jsou následně oprávněnými osobami doplňovány pro každou zprávu, která je danému systému přidělena ke zpracování (obr. 5). Tímto způsobem je tedy možné přímo v aplikaci SDBOX např. delegovat zprávu ke zpracování konkrétnímu uživateli v cílovém systému, aniž by bylo nutné do tohoto systému vstupovat. O synchronizaci číselníků se starají přímo externí systémy prostřednictvím API.

Aktivity uživatelů nad zprávami (převzetí, delegace atp.) jsou historicky uchovávány a zobrazovány na relevantních obrazovkách, operátoři tak mají stálý přehled o aktuálním stavu všech zpráv.

Zpracování odchozích zpráv

Odchozí zprávy mohou být vytvářeny přímo v aplikaci SDBOX, nebo vkládány externími systémy skrze API. Zprávy mohou být ihned předávány k odesílání (vyžadováno oprávnění), nebo ukládány ve formě konceptů pro další doplnění či schválení. Výběr příjemců probíhá buď z lokálního adresáře, který je automaticky doplňovaný odesílateli z příchozí pošty, nebo pomocí vyhledávacího formuláře, napojeného on-line na systém ISDS.

Zprávy mohou být označeny jako odpovědní, jejich příjemce je poté automaticky vybrán dle příslušné přijaté zprávy.

Správa oprávnění

Uživatelé s právem administrátora mohou vytvářet role uživatelů s vybranou sadou oprávnění, a dále přidělovat tyto role uživatelům pro konkrétní schránky.

Notifikační e-maily

Vybrané události mohou dle nastavení aplikace vygenerovat notifikační email:

1. příchod nové zprávy do schránky (typicky operátorům),
2. uplynutí X dní od příchodu stále nepřidělené zprávy (typicky operátorům),
3. delegování zprávy ke zpracování (uživateli),
4. uplynutí X dní od delegování stále nevyřízené zprávy (uživateli),
5. blížící se expirace hesla do schránky (administrátorům schránky).

Uživatelé mohou v nastavení profilu zvolit, o jaké notifikace mají zájem.